Manual de Usuario Oficial
Guía visual de aprendizaje paso a paso para el personal administrativo y de ventas — TravelHub ERP & CRM
📖 Glosario de Términos
Para familiarizarse rápidamente con la plataforma, a continuación se detallan los términos y conceptos clave sin tecnicismos complejos:
- GDS (Global Distribution System): Sistemas mundiales que usan las aerolíneas para emitir pasajes (ej. Sabre, Amadeus, KIU). El sistema lee el texto de estas terminales para rellenar los formularios por ti.
- PNR / Localizador: El código único de 6 caracteres alfanuméricos (letras y números, ej.
WPYVSD) que identifica tu reserva de vuelo. - Cliente (Pagador): La persona o empresa que realiza el pago de la factura de los servicios. Es el responsable fiscal de la compra.
- Pasajero: La persona natural física que realiza el viaje. Puede coincidir o no con el Cliente (por ejemplo, una empresa que compra boletos para sus empleados).
- IGTF (Impuesto a las Grandes Transacciones Financieras): Impuesto del 3% en Venezuela que se debe cobrar si el cliente decide pagar en divisas en efectivo o transferencias sin mediación bancaria nacional.
- Doble Facturación: Proceso en el que TravelHub divide de manera automática la venta aérea en dos comprobantes: uno exento por cuenta de la aerolínea (el costo del boleto) y otro gravable (la comisión o fee de la agencia).
- Voucher Unificado: Documento consolidado que agrupa en un único PDF el itinerario de vuelo, el hotel, el traslado y cualquier servicio extra de forma atractiva para entregarle al viajero.
🔑 Acceso y Control de Roles
El sistema cuenta con un control de acceso centralizado. Para acceder, debes abrir la URL asignada a tu sucursal o agencia de viajes (ej: https://humboldt.travelhub.la).
Inicio de Sesión Paso a Paso
Escribir Credenciales
Introduce tu dirección de correo electrónico institucional y tu contraseña. El campo de contraseña es sensible a mayúsculas.
Recuperación de Contraseña
Si no recuerdas tus credenciales, haz clic en el enlace "¿Olvidaste tu contraseña?". Se te solicitará tu email para enviarte un enlace de acceso temporal que expira en 15 minutos.
Roles y Qué Puede Hacer Cada Uno
Cada empleado tiene asignado un rol específico para evitar que se modifiquen registros contables o configuraciones de forma indebida:
| Rol de Usuario | Permisos y Tareas | Módulos Visibles |
|---|---|---|
| Admin (Administrador) | Control total del sistema. Puede agregar empleados, cambiar los datos de cobro de la agencia, logotipos y ver toda la contabilidad general. | Todos los módulos sin excepción. |
| Gerente | Supervisa las operaciones de ventas y CRM. Puede autorizar cotizaciones, crear clientes, ver comisiones de vendedores y reportes de volumen. | Ventas, CRM, Reportes, Cotizaciones. |
| Vendedor / Agente | Responsable de cotizar viajes, subir boletos y registrar reservas manuales. No puede ver datos generales de contabilidad de la agencia ni modificar tarifas de otros compañeros. | Nueva Venta, CRM, Magic Quoter, Vouchers. |
| Contador | Encargado del cuadre fiscal. Administra el Libro de Ventas, procesa las facturas SENIAT, concilia reportes de proveedores y valida asientos de diario. | Finanzas, Contabilidad, Facturas, Reportes. |
📊 El Dashboard Principal
El dashboard principal es tu panel de control diario. Está diseñado para ofrecer de un vistazo rápido la salud financiera de tu agencia y las tareas pendientes urgentes del día.
¿Cómo interpretar las métricas del panel?
- Monto Total de Ventas: Refleja el importe facturado en el mes calendario corriente de la agencia (medido en USD).
- Margen Neto Promedio: Es el beneficio real de la agencia derivado de sus comisiones y fees de emisión, excluyendo el costo de los boletos.
- Por Cobrar (CxC): Sumatoria de los saldos de ventas activas que no han sido pagados totalmente por los clientes. Úsalo para hacer seguimiento de cobranza.
Centro de Alertas de Salud Operativa
El sistema analiza la base de datos de manera constante y destaca tarjetas de colores según la prioridad:
- Alerta Roja 🔴: Indica fallos críticos. Por ejemplo, boletos de GDS cuyo texto no pudo parsearse o que contienen descuadres matemáticos importantes que requieren intervención manual urgente.
- Atención Amarilla 🟡: Alertas preventivas. Avisa si hay pasaportes de pasajeros de vuelos internacionales que están a menos de 6 meses de expirar o si no tienen la vacuna de la Fiebre Amarilla requerida para el país de destino.
- Notificación Azul 🔵: Mensajes informativos de rutina, tales como cotizaciones que acaban de ser abiertas por los clientes o un nuevo depósito de Binance Pay recibido.
🤖 Importación Inteligente de Boletos
TravelHub elimina la tarea manual de escribir trayectos de vuelo, nombres complicados o tarifas. El sistema procesa boletos de GDS como Sabre, KIU o Amadeus convirtiendo archivos planos a registros estructurados en segundos a través de Google Gemini.
Guía Paso a Paso para Importar un Boleto
Cargar el Documento
Haz clic en el área de carga en la ruta /bookings/dashboard/erp/boletos/importar/ y selecciona el archivo PDF original de tu boleto, o simplemente arrástralo y suéltalo sobre la ventana.
Procesamiento Asíncrono
Una animación en forma de spinner indicará que la Inteligencia Artificial está leyendo y extrayendo los datos del texto. No cierres la ventana durante este proceso, que suele demorar de 3 a 5 segundos.
Redirección al Buffer
Una vez procesado con éxito, el sistema te redirigirá automáticamente a la pantalla de validación intermedia para que revises la información antes de guardarla permanentemente en base de datos.
📥 El Buffer de Revisión de Boletos
El Buffer es una estación de paso de seguridad. Evita que datos erróneos de los PNR entren directamente a la facturación de la agencia.
Cómo Validar y Guardar un Boleto Importado
- Busca el registro en el listado de Boletos Importados en estado Pendiente.
- Haz clic en Ver Detalle para abrir el formulario de revisión.
- Verifica los datos financieros en el desglose:
- Tarifa Base (Base Fare)
- Impuestos (Taxes)
- Total (Debe coincidir con la suma exacta de Tarifa + Impuestos)
- Asociar el Cliente: En el campo "Cliente", busca la razón social o documento de quien pagará la venta. Si es un cliente nuevo, haz clic en el botón flotante
+ Nuevo Clientepara registrarlo sin salir del formulario. - Haz clic en el botón Aprobar y Registrar Venta en la esquina inferior derecha. Esto creará el registro final de la Venta, el Item de Vuelo, los tramos correspondientes y generará automáticamente el comprobante.
👥 CRM: Diferencia entre Cliente y Pasajero
Una de las confusiones más comunes en agencias de viajes es tratar a los clientes y pasajeros de la misma forma. En TravelHub están separados por motivos fiscales y operativos:
El Cliente (Pagador)
Es la entidad o persona que recibe la factura, realiza las retenciones de impuestos y efectúa el desembolso financiero. Puede ser una empresa (ej: Empresas Polar J-00045124-1).
El Pasajero (Viajero)
Es la persona natural que físicamente abordará los aviones, se hospedará en los hoteles y usará los servicios de traslado. Sus datos deben coincidir milimétricamente con su documento de viaje para evitar problemas en migración.
📷 Scanner de Pasaportes con IA
Para agilizar el registro en el CRM y evitar errores de digitación de números de pasaporte o fechas de vencimiento, utiliza el escáner OCR con Inteligencia Artificial.
Instrucciones de Uso del Escáner
Cargar la Imagen
Toma una foto clara de la página principal del pasaporte del viajero. Asegúrate de que no haya reflejos de luz sobre el texto de la zona inferior (zona de lectura mecánica o MRZ).
Extracción Automatizada
Sube el archivo en el CRM bajo la sección de Pasaportes Escaneados. La IA procesará la imagen y auto-rellenará los campos: Nombres, Apellidos, Número de Documento, Nacionalidad y Fecha de Vencimiento.
Guardar y Asociar
Revisa que la traducción de caracteres sea correcta y presiona Confirmar Pasajero. El registro se guardará en tu lista de contactos del CRM.
✈️ Verificación Migratoria de Seguridad
TravelHub protege a tu agencia contra reclamos y multas por pasajeros varados debido a documentos vencidos o vacunas faltantes.
¿Cómo funciona la verificación de TravelHub?
Al agregar un pasajero y asociarle vuelos en una venta:
- El sistema calcula los meses entre la fecha de vencimiento del pasaporte guardado y la fecha de regreso de su último vuelo.
- Si la vigencia es menor a 6 meses, la venta mostrará automáticamente una alerta Vigencia Crítica en el dashboard.
- El sistema revisa si el destino requiere obligatoriamente vacunas específicas (por ejemplo, Fiebre Amarilla para entrar a Brasil o Sudáfrica). Si el pasajero no tiene el check de vacuna en el CRM, emitirá una advertencia roja.
🛒 Creación de Ventas Manuales
Además de la importación de boletos aéreos, puedes consolidar todos los servicios del viaje del cliente en un solo lugar (Hoteles, Alquiler de Autos, Traslados y Actividades).
Paso a Paso para Crear una Venta Completa
Registrar los Datos Generales
Ve a Ventas → Nueva Venta. Selecciona el Cliente del CRM, ingresa un código de localizador maestro (PNR) y elige la moneda principal (USD por defecto).
Añadir Líneas de Servicios (Items)
Presiona + Agregar Item en el listado. Selecciona el tipo de servicio (ej: Hotel). Introduce el Precio de Venta al que se lo venderás al cliente y el Costo Neto que te cobrará el proveedor mayorista.
Ingresar los Detalles Específicos
Rellena la información del servicio: para hoteles, introduce fecha de check-in/out y régimen de comida; para vehículos, la compañía rentadora y el número de confirmación.
💵 Registro de Pagos e IGTF
Cada cobro registrado en el sistema disminuye el saldo pendiente de la venta y genera movimientos contables inmediatos en las cuentas de caja correspondientes.
Cómo registrar un cobro
- Abre la Venta correspondiente y ve a la pestaña de Cobros y Pagos.
- Selecciona el Canal de Recaudación por el cual el cliente hizo el pago (Efectivo Divisas, Transferencia Nacional, Binance, etc.).
- Introduce el monto cobrado.
- Cálculo Automático del IGTF (3%): Si seleccionas el canal "Efectivo Divisas" (Cash USD) y la agencia está regulada como Sujeto Pasivo Especial por el SENIAT, el sistema sumará automáticamente el 3% de IGTF al total cobrado y emitirá el desglose en la factura del cliente de manera automática.
📄 El Voucher Unificado PDF
El Voucher Unificado es la carta de presentación de tu agencia ante el viajero. Integra de manera fluida y elegante todos los servicios del cliente en un solo PDF.
Características del Voucher:
- Branding Automático: El PDF adopta el color corporativo e inserta el logotipo de tu agencia de viajes en alta resolución de forma automática.
- Sin Enlaces Rotos: Las imágenes del logotipo se convierten a base64 para evitar que se rompan o muestren cuadros vacíos en dispositivos móviles sin internet.
- Diseños Personalizados: Puedes seleccionar entre 5 estilos visuales predeterminados (Clásico Dorado, Editorial, Ejecutivo, Línea de Tiempo o Moderno) desde la configuración de branding.
⚖️ Lógica Fiscal: Doble Facturación
El marco tributario de Venezuela exige que los pasajes aéreos no lleven IVA, pero los servicios de comisión o fees de la agencia sí deben ser gravados con el 16% de IVA general. Para cumplir con la ley y automatizar este flujo, TravelHub implementa la Doble Facturación.
¿Cómo funciona la división de facturas?
Al guardar y confirmar la venta de un boleto aéreo, el sistema genera de forma invisible dos facturas separadas:
Factura 1 (Por Cuenta de Terceros - Aerolínea)
Es la factura del boleto. Muestra el costo neto cobrado por la aerolínea. En cumplimiento con la Ley del IVA, esta transacción se cataloga como Exenta de IVA e incluye el RIF e información de la aerolínea emisora.
Factura 2 (Por Servicios Propios - Agencia)
Es la factura que representa los ingresos reales de la agencia (el fee de emisión o comisión de venta). Este cobro es Gravable al 16% de IVA en vuelos nacionales.
IVA según la Ruta de Viaje
| Ruta de Vuelo | Cálculo de la Base Imponible del IVA | Ejemplo Práctico |
|---|---|---|
| Nacional (Venezuela) | El IVA se calcula sobre el 100% del valor del fee cobrado por la agencia. | Fee de $10.00 ➔ Base Imponible: $10.00 ➔ IVA (16%): $1.60 |
| Internacional | Por ley, en vuelos internacionales la base imponible es solo el 20% del valor del fee. El 80% restante se declara exento o no sujeto. | Fee de $50.00 ➔ Base Imponible (20%): $10.00 ➔ IVA (16% de $10): $1.60 (el resto de los $40 no pagan IVA). |
🏛️ Retenciones de ISLR (5%) y Leyes Locales
Cuando trabajas con corporaciones o empresas grandes catalogadas como Sujetos Pasivos Especiales, ellos están obligados por ley a retener una parte del impuesto antes de pagarte.
¿Cómo registrar un comprobante de retención?
- El cliente corporativo te enviará un comprobante digital de retención (generalmente por el 5% del valor del IVA o de la comisión mercantil).
- Ve a la pestaña Retenciones ISLR dentro del módulo de Finanzas.
- Ingresa el número de comprobante físico, la fecha de emisión del papel y el monto retenido.
- El sistema descontará ese monto del saldo pendiente que te debe el cliente en la venta de forma contable automática.
📊 Contabilidad General y la Tasa BCV
Para proteger el patrimonio de la agencia frente a la inflación, la contabilidad de TravelHub se calcula internamente en dólares americanos (USD). Sin embargo, las leyes venezolanas exigen que todos los registros se presenten en Bolívares (Bs) a la tasa oficial del día de la operación.
Sincronización Automática de Tasas
El sistema se conecta automáticamente con los servidores oficiales del Banco Central de Venezuela (BCV) cada mañana y cada tarde para registrar la cotización oficial de divisas. Esta tasa se utiliza para calcular el "Equivalente en Bs" de cada factura generada.
Asientos Contables de Doble Entrada
Cada venta, pago registrado, o gasto de papelería genera un Asiento de Diario automático en el Libro Diario contable, afectando el Debe y el Haber de forma simultánea en USD y Bs. No necesitas registrar partidas manuales para las operaciones del día a día.
🤝 Conciliación de Reportes de Proveedores
Al final del mes o la semana, tus proveedores mayoristas de boletos (consolidadores) te enviarán hojas de cálculo con la lista de boletos que ellos emitieron para ti. TravelHub cruza estos datos de manera inteligente para detectar fugas de dinero.
Cómo realizar una conciliación
Subir el Reporte
Ve a Finanzas → Conciliaciones. Sube el archivo Excel o CSV del consolidador.
Matching por Algoritmo y por IA
El sistema cruzará los datos por número de boleto e identificadores de PNR de forma exacta. Si los nombres varían levemente (ej: "Mauricio Isaza" vs "Isaza Mauricio"), Google Gemini aplicará un cruce fonético difuso.
Revisar Alertas de Discrepancias
El reporte final listará Boletos Huérfanos (boletos que te cobra el proveedor pero que tus vendedores olvidaron registrar en el sistema) y Discrepancias de Monto (tarifas distintas).
💬 Integración de WhatsApp (Evolution API)
Envía los boletos, vouchers y facturas directamente al WhatsApp del pasajero con un solo clic.
Guía Paso a Paso para Vincular tu WhatsApp
Abrir la Sección de Enlace
Ve a Configuración de Agencia → pestaña WhatsApp. El sistema mostrará un código QR dinámico en pantalla.
Escanear el QR
Abre la aplicación de WhatsApp en tu teléfono inteligente personal o corporativo. Entra en Ajustes → Dispositivos Vinculados → Vincular un Dispositivo y apunta tu cámara al código QR de la pantalla.
Estado Conectado
En pocos segundos, la interfaz de TravelHub se actualizará sola mostrando la insignia verde CONECTADO. A partir de este momento, todos los despachos de vouchers se realizarán de manera automatizada.
✍️ AI Copywriter & Generador de Contenido
El sistema cuenta con un redactor de mercadeo integrado que crea textos inspiracionales para tus redes sociales a partir de tus ofertas vigentes.
Cómo Generar Publicaciones con un Clic
- Ve al **Centro de Marketing** y haz clic en **Generar Contenido**.
- Introduce los datos de la oferta (ej: destino: *Canaima, Venezuela*, precio: *$450.00*, incluye: *vuelo, hotel de selva y excursión al Salto Ángel*).
- Elige el **Tono de Comunicación**:
- Aventurero: Enfocado en la adrenalina y la exploración.
- Romántico: Ideal para lunas de miel y parejas.
- Profesional: Tono formal corporativo.
- Presiona **Redactar**. La IA te entregará tres piezas listas para copiar:
- Un post largo para tu feed de Instagram con emojis y hashtags recomendados.
- Un texto corto ideal para estados de WhatsApp con llamada a la acción clara.
- Un guión sugerido escena por escena con audio para crear un Reel de Instagram.
🩺 Guía Rápida de Resolución de Problemas
Si te encuentras con algún obstáculo al usar la plataforma, revisa estas soluciones comunes antes de contactar a soporte:
| ¿Qué problema tienes? | ¿Por qué sucede esto? | ¿Cómo solucionarlo en 1 minuto? |
|---|---|---|
| El boleto PDF subido no se lee y arroja error. | El archivo puede estar en formato de imagen escaneada en lugar de PDF vectorial legible, o el formato del GDS ha cambiado de forma inusual. | Abre el listado de Boletos Importados, busca la carga fallida y haz clic en Reprocesar con IA de Contingencia. Si el problema persiste, usa el formulario de registro manual rápido. |
| El código QR para conectar WhatsApp no carga. | La API externa de Evolution está reconectando o experimentando latencia temporal en tu servidor. | Haz clic en el enlace inferior que dice "Abrir panel de control de Evolution", refresca el navegador (tecla F5) y vuelve a intentar la vinculación. |
| No aparece la opción de emitir factura en una Venta. | La venta se encuentra en estado Pendiente de Pago o no tiene ningún Cliente (pagador) asociado en la cabecera. | Asegúrate de registrar al menos un abono de pago en la venta y de asignar un cliente válido del CRM. La opción de facturación se activará automáticamente. |
| El total del boleto no coincide con la suma de la tarifa y las tasas. | Variaciones y redondeos de centavos en la conversión de tasas del boleto original. | Edita el boleto en el buffer de revisión ajustando los centavos en el campo "Impuestos" para cuadrar la suma, luego presiona Guardar. |
❓ Preguntas Frecuentes (FAQs)
¿Qué pasa si mi cliente me paga una parte en Bolívares y otra parte en Zelle (dólares)?
El sistema soporta abonos multimoneda. Puedes registrar dos o más abonos en una misma venta seleccionando canales diferentes (ej: abono 1 en Pago Móvil Bs. y abono 2 en Zelle USD). El sistema calculará la equivalencia a tasa BCV y ajustará el saldo restante en tiempo real.
¿Por qué el sistema me dio un error de "Límite Excedido" al intentar crear una venta?
Cada agencia opera bajo un plan de suscripción de TravelHub (Free, Basic, Pro). Si tu sucursal excede el límite mensual de ventas de su plan activo, el sistema de seguridad bloqueará la creación de nuevos registros. Contacta al administrador para subir de plan.
¿Cómo descargo los reportes obligatorios para el SENIAT?
Ve a Finanzas → Libro de Ventas. Elige el mes y año correspondiente y presiona "Exportar Excel Fiscal". El archivo descargado contiene el formato exacto exigido por los fiscales tributarios en Venezuela.